Dropbox
Storage
会話でDropboxのファイルを検索、共有、整理 - NeotaskはNeotask上で動作して常にフォルダーを移動することなくクラウドストレージを整頓します。
- 名前や内容でファイルを検索し、ダウンロードリンクを取得し、Dropbox全体の最近のアクティビティをプレビュー
- カスタム権限でファイルとフォルダーを共有し、公開リンクを生成し、既存の共有を一か所で管理
- コンテンツの整理、移動、コピー、削除 - アカウントのストレージ状況を明確に把握
できること
ファイル検索と取得
ファイル名、パス、コンテンツでDropbox全体を検索できます。Neotask搭載のNeotaskはフォルダ階層を辿る必要なく、直接リンク付きのマッチするファイルを返します。ファイルタイプ、日付、サブフォルダのスコープでフィルタリングできます。
共有とリンク管理
閲覧のみまたは編集権限、オプションの有効期限付きの共有リンクを作成できます。アカウント内のすべての共有リンクを一覧表示して、公開アクセス可能なものを監査できます。共有フォルダのメンバーを追加・削除し、権限レベルを更新できます。
ファイル整理
平易な言葉の指示でファイルの移動、コピー、名前変更、削除ができます。新しいフォルダの作成、ネストされた階層の再構成、パターンに基づくファイルの一括名前変更が可能です。Neotaskはマルチファイル操作を処理し、大規模な再編成が可能です。
Paperとドキュメントコラボレーション
Dropbox Paperドキュメントの一覧表示、コンテンツの取得、コメントの追加ができます。最近編集されたドキュメントを検索し、誰がいつ何を変更したかを追跡できます。
ストレージとアカウントの健全性
ストレージ使用量とクォータの確認、スペースを消費している最大のファイルとフォルダの特定、最近アクセスされていないコンテンツの検索ができます。Neotaskは手動ソートなしでクォータ内に収まるためのストレージインサイトを表示します。
こう聞いてみよう
- 「過去2週間に変更された名前に'proposal'を含むすべてのファイルを検索して」
- 「Client Presentationフォルダの閲覧のみアクセスで3日間有効な共有リンクを作成して」
- 「Dropbox内のすべての共有リンクを一覧表示して'リンクを知っている全員'アクセスのものにフラグを立てて」
- 「2022 Projectsフォルダのすべてのファイルをold Projects/2022というアーカイブフォルダに移動して」
- 「Dropboxのストレージクォータのどれくらいを使っている？最大の10ファイルは何？」
- 「Marketing Assetsフォルダを[email protected]に編集者として共有して」
- 「Tempフォルダの90日以上前のすべてのファイルを削除して」
- 「過去24時間に変更されたすべてのファイルを表示して」
活用のコツ
- 正確なファイル名ではなく説明的な検索語を使いましょう - Dropboxのフルテキスト検索は一般的なドキュメント形式をインデックス化しており、タイトルを覚えていなくてもNeotaskがコンテンツを見つけられます。
- 月次で共有リンクの監査を実行して、外部アクセスが不要になったファイルのパブリックリンクを削除しましょう。
- 大規模な再編成では、移動前と移動後の構造を1つのメッセージで説明すると、Neotaskが効率的に移動を計画・実行できます。
- 大量アップロード前にストレージ使用量を確認しましょう - クォータに近い場合は、まずNeotaskにアーカイブまたは削除できる最大のファイルを見つけてもらいましょう。
- チームメンバーを共有フォルダからオフボーディングする際は、共有フォルダと権限の完全なリストを依頼して、何も見落とさないようにしましょう。
- 「最近の変更を検索」をチームのプロジェクトチェックインと組み合わせましょう - ステータスを人に聞かなくてもアクティビティサマリーが得られます。
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