Box

儲存

透過對話搜尋、組織與共享您的 Box 工作區中的檔案--Neotask 使用 Neotask 管理企業內容，無需手動導覽資料夾樹。

按名稱、內容或元數據搜尋檔案與資料夾，並立即取得直接連結
上傳、移動、複製與組織內容--包括管理共享連結與協作者權限
生成資料夾大小、存取活動與陳舊內容的報告，以保持您的 Box 工作區整潔

您可以做什麼

檔案與資料夾搜尋

透過名稱、檔案類型或全文內容在整個 Box 企業中搜尋檔案。Neotask 由 Neotask 支援，返回直接連結的結果，讓您直接跳到所需內容。按擁有者、日期範圍或特定資料夾範圍篩選。

內容組織

建立資料夾結構、在資料夾間移動檔案、複製項目與重新命名內容（全部透過自然語言）。描述您希望結構的樣子，Neotask 將構建它，處理多層級層級，無需導覽 UI。

共享與權限

產生具有自訂存取層級（檢視、下載、編輯）與到期日期的共享連結。在資料夾中新增或移除協作者、變更其角色，並列出目前誰可以存取敏感資料夾。Neotask 使您的共享狀況可見且可管理。

元數據與版本控制

列出檔案版本、還原舊版本，並檢查上次修改檔案的時間與人員。將元數據範本套用到檔案或資料夾，並按元數據屬性查詢內容。

工作區報告

識別最大的資料夾、尋找數月未存取的檔案，並列出前員工擁有的項目。Neotask 幫助您系統地審計與清理 Box 儲存。

試著提問

「尋找過去 30 天內修改的包含『合約』一詞的所有 PDF 檔案」
「為 Q4 董事會甲板建立共享連結，7 天後過期，僅允許檢視存取」
「列出所有對『財務報告』資料夾有編輯器存取的人」
「將 2023 存檔資料夾中的所有檔案移至公司範圍存檔 > 2023 資料夾」
「哪些資料夾在我們的 Box 帳戶中使用最多儲存空間？」
「顯示所有由 [email protected] 擁有的檔案」
「還原行銷策略甲板上週二的版本」
「在『客戶交付物』資料夾上將 [email protected] 新增為檢視者」

進階技巧

當您記得內容但不記得檔案名稱時，使用全文搜尋詞--Box 為大多數常見格式索引文件正文。
組織檔案時，在一條訊息中描述目標結構，讓 Neotask 處理多步驟移動操作。
每季度審計共享連結--要求 Neotask 列出所有「開放存取」連結，以便您可以在敏感文件上收緊權限。
對於離職工作流程，查詢離職員工擁有的檔案，並批量轉移擁有權，而不是逐個檔案。
元數據範本查詢對尋找所有合約、發票或專案資產很有威力--先設定範本，然後使用 Neotask 查詢它們。
版本還原在您還檢查「誰修改了此檔案，何時」之前是最安全的--Neotask 可在還原前顯示版本歷史記錄。

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